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Projekt auf einen Blick: Für die RWS Gruppe konzipierte und realisierte VIA Events aus Leipzig ein Mitarbeiterevent für mehrere hundert Gäste. Eine historische Villa mit weitläufigem Außengelände wurde unter dem Motto „Alice im Wunderland“ zur Erlebniswelt. Das Sommerfest verband Live-Cooking, Show, Fotopoints und gemeinsame Aktivitäten. Wechselhaftes Wetter erforderte kurzfristige Anpassungen des Outdoor-Konzepts.
Ein Sommerfest für mehrere hundert Mitarbeitende
Die RWS Gruppe ist ein bundesweit tätiger Unternehmensverbund mit mehreren Standorten. Gewünscht war ein besonderes Mitarbeiterevent: Das Motto sollte sich durch die Veranstaltung ziehen und den Gästen unterschiedliche Möglichkeiten zum Erleben, Begegnen und Mitmachen bieten.
Für VIA Events bedeutete das, die Location, die Gestaltung und die verschiedenen Programmbestandteile als Gesamtveranstaltung zusammenzuführen. Für die RWS Gruppe entstand so das bis dahin größte Mitarbeiterevent der Unternehmensgeschichte.
„Alice im Wunderland“ als durchgängiges Veranstaltungskonzept
Die historische Villa und ihr Außengelände boten den Rahmen für eine eigens zum Motto arrangierte Erlebniswelt. Dekoration mit Spielkarten und Pilzmotiven, Fotopoints und spielerische Elemente machten die Idee im Raum erlebbar. Die Gäste konnten sich zwischen verschiedenen Angeboten bewegen und das Fest gemeinsam entdecken.
Zum Programm gehörten eine Drum Show, Minispiele und ein Lagerfeuer. Das Konzept verband damit Inszenierung und Unterhaltung mit Freiraum für Gespräche unter Kolleginnen und Kollegen.
Live-Cooking und Catering als Teil des Erlebnisses
Das kulinarische Angebot wurde in die Veranstaltung eingebunden. Live-Cooking, Grillstationen und ein Dessertbuffet ergänzten das Programm. Auch bei den Süßspeisen wurde das Motto aufgegriffen: Spielkartendekoration und kleine Törtchen setzten die Gestaltung bis ins Detail fort.
Die Galerie gibt Einblicke in das Catering der Veranstaltung: vom Dessertbuffet bis zu Grillstation und Getränken.
Flexible Umsetzung bei wechselhaftem Wetter
Das Wetter stellte die Durchführung vor eine zusätzliche Aufgabe. Teile des ursprünglich geplanten Outdoor-Konzepts mussten kurzfristig angepasst und alternative Szenarien umgesetzt werden. Unser Team reagierte auf die Bedingungen und führte die einzelnen Veranstaltungsbereiche entsprechend zusammen.
Das Projekt verdeutlicht, weshalb bei einem Firmen-Sommerfest sowohl das kreative Konzept als auch die praktische Umsetzbarkeit zählen. Flächen, Wege, Ausstattung und wetterabhängige Programmpunkte müssen gemeinsam betrachtet werden.
Was Unternehmen für ihr eigenes Mitarbeiterevent mitnehmen können
Ein klares Motto schafft Orientierung für Gestaltung, Programm und Catering. Gleichzeitig braucht ein Mitarbeiterfest genügend Raum für unterschiedliche Interessen: gemeinsame Höhepunkte ebenso wie freie Begegnungen. Bei Veranstaltungen mit Außenflächen gehört eine passende Schlechtwetter-Alternative in die Abstimmung.
VIA Events unterstützt Unternehmen bei Konzeption, Planung und Durchführung ihrer Firmenveranstaltung – komplett oder mit einzelnen Leistungen. Mehr Beispiele finden Sie in unseren Event-Referenzen.
